Un mot s’est imposé sur toutes les lèvres en mars 2020 : digitalisation. D’abord subi, en réaction au confinement, le passage au tout à distance a montré ses points positifs en 2021.
Comment faire vivre la musique, assurer les enseignements quand l’institution ferme du jour au lendemain? Par quels moyens permettre aux familles des élèves du Conservatoire de Lausanne d’assister à leurs progrès? Comment organiser le Palmarès, procéder aux admissions ?
Autant de défis qui se sont imposés dès l’apparition du Covid-19 au printemps 2020. Le service informatique a rapidement réagi, avec le soutien des équipes d’autres services comme ceux aux étudiant.es, aux examens, à la bibliothèque, technique, à la production, etc… Les employé.es ont été équipés pour effectuer du télétravail, les visioconférences ont pris le relais des séances et des cours. Les auditions filmées par smartphone ont pu être diffusées et suivies en direct sur Internet. Très vite, une plateforme a aussi été mise en ligne pour que les candidat·es puissent se présenter à l’HEMU. «Nous avions heureusement un serveur libre pour stocker les quelque 1’000 vidéos envoyées du monde entier pour les admissions 20-21», détaille Bastian Chambettaz.
Nous avions certes moins le côté convivial de la fête, mais nous avons conservé une trace des Palmarès.
Joëlle Mottier, coordinatrice d’événements
Face aux incertitudes sanitaires, la Direction a alors pris la décision au printemps 2020 de repousser le Palmarès 2020 à l’automne et de le planifier sous forme entièrement digitale. Présenté en direct de la salle Utopia 1 de la rue de la Grotte à Lausanne, cet évènement en ligne a ainsi permis de valoriser le travail des étudiant·es, malgré le contexte sanitaire inédit. Fort de ce succès, le Palmarès 2021 s’est montré encore plus ambitieux : préenregistré du début à la fin, il a pris la forme d’une véritable émission de divertissement, brillamment menée par la soprano Aurélie Brémond, étudiante à l’HEMU, et par l’humoriste Didier Charlet.
Alors que le Palmarès 2022 se déroulera à nouveau en présentiel, Joëlle Mottier, coordinatrice d’événements à l’HEMU, tire un bilan positif de la parenthèse digitale : « Nous avions certes moins le côté convivial de la fête, mais nous avons conservé une trace des Palmarès. » Les deux vidéos ont d’ailleurs été visionnées plus de 2000 fois chacune sur YouTube et Facebook. « Ces éditions Covid ont aussi révolutionné la formule, ajoute l’organisatrice. Nous avons en effet présenté les Palmarès des trois sites en un seul format, témoignant d’une grande unité pour l’HEMU. Pour la première fois, les trois cantons étaient réunis pour un seul et même Palmarès, symbole d’un message fort, tant académiquement que politiquement. Nous avons donc décidé de conserver ce regroupement. Dorénavant, une cérémonie commune se déroulera tour à tour dans les cantons de Vaud, Valais et Fribourg. En revanche, nous allons séparer la cérémonie du Conservatoire de Lausanne de celle de l’HEMU afin de valoriser encore davantage le travail de chacune de ces deux entités. »
Après une phase d’adaptation en 2020, la digitalisation au niveau administratif a été ensuite vécue plus sereinement en 2021. Le télétravail a continué à faire ses preuves, en apportant une flexibilité bienvenue au sein de l’institution multisites. De ce fait, un règlement interne pérennise le télétravail dès 2022, en fonction du taux d’activité des collaborateur·trices. Du côté des admissions, l’analyse des expériences faites en 2020 a permis la mise en place d’une plateforme d’inscriptions intégrée au site de l’HEMU[DR1] . Une fois le dossier administratif validé, les candidat·es sont invité·es à y déposer leurs vidéos de candidature. Un tel outil offre une nouvelle liberté d’organisation aux différents acteur·trices, ainsi que la possibilité pour un public plus large de faire partie de cette grande institution.
L’adoption d’un nouveau système de téléphonie a accéléré la digitalisation au sein de l’institution. Comme les deux centraux téléphoniques devenaient obsolètes, la Commission Informatique de l’HEMU et du Conservatoire de Lausanne a opté pour une téléphonie plus moderne, orientée mobilité. Le téléphone physique utilisée jusqu’à présent a été remplacé par une application installée sur les ordinateurs et téléphones portables. « Cette nouvelle technologie vient compléter la vision informatique de l’institution et offre une nouvelle perspective d’évolution », explique Bastian Chambettaz. Enfin, un autre grand chantier consacré à la mise en place d’une nouvelle plateforme RH a également été lancé en 2021. Gain de temps et fiabilité seront les maîtres-mots de ce nouveau système.
La digitalisation a permis de faire face à la pandémie. Elle continue de se développer au sein de l’institution, offrant diverses améliorations au quotidien. Et ce malgré quelques contraintes : « Elle a demandé un effort d’adaptation à chacun·e et un accompagnement au changement conséquent de la part du service informatique. Mais tout cela s’est fait sans accrocs, car nous avons tous tiré à la même corde pendant ces deux ans », se réjouit Bastian Chambettaz.